Cómo elegir un software de nómina

Publicado por Nubox Colombia

Generar nóminas es una de las labores más importantes dentro de una empresa, ya que la correcta gestión de este proceso permitirá que la corporación mantenga un buen bienestar financiero y así también, un ambiente laboral ameno.

Estas gestiones pueden parecer simples, pero no lo son, ya que, sobre todo para las pequeñas y medianas empresas, suponen una inversión grandísima de tiempo y esfuerzo. Frente a este escenario, las empresas optan por utilizar ciertos programas que sean de su ayuda y que las orienten respecto al proceso de creación, gestión y envío de nóminas.

A estas alturas de desarrollo tecnológico, toda empresa debe hacer esfuerzos por actualizarse y buscar soluciones que optimicen sus recursos y las actividades que se realizan dentro de ella. Un sistema de pago de nómina puede resultar esencial para cumplir con tal propósito, por lo que sólo quedaría preguntarse qué elementos debe considerar un empresario a la hora de elegir una herramienta que facilite tal proceso.

 

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Tips para elegir un software de nómina

Si aún te estás preguntando por qué deberías utilizar un software de nómina para pagar las retribuciones de tus empleados, simplemente te diremos que una de las principales ventajas de estos programas, son el ahorro de tiempo y la disminución del margen de error. Por lo mismo, te recomendamos que elijas uno que cumpla, sino con todas, con la mayoría de las siguientes características:

1) Fácil de usar: calcular las remuneraciones de los trabajadores requiere de una amplia gama de conocimientos técnicos que en muchas ocasiones no es dominada por el empresario o incluso, por la persona que se encarga de pagar los sueldos dentro de tu empresa. Dicho esto, lo ideal es que el programa de nómina mantenga una operativa veloz y sea de aprendizaje intuitivo. Lo ideal es que el encargado de manejar el software comprenda como funciona al iniciar sesión en este y pueda calcular las retribuciones con la misma rapidez.

2) Actualizaciones automáticas: considera que el software incluya un perfil del trabajador y que, al momento de cambiarlo, la nómina se ajuste automáticamente a estos cambios. También tendrá que tener una sección de contratos, para que la nómina refleje las modificaciones que pueden realizarse en ellos; una de beneficios y otra de ausencias y bajas, ya que claramente estas afectan el salario de los trabajadores al final del mes.

Que el software se sincronice con el calendario de la empresa y refleje cada incidencia en la nómina de los trabajadores, será también una ventaja.

3) Al día con las Leyes: no seguir la legislación respecto a temas económico y laborales puede traer consecuencias graves para tu empresa, pero a su vez entendemos que en muchas ocasiones puedes desconocer de qué se tratan esas Leyes. Si elijes un software de nómina que vaya al día con respecto a las novedades legislativas, te aseguramos que te sacarás un gran peso de encima.
Además, si tu empresa ofrece planes de retribución flexible, lo que te comentamos será doblemente importante para ti, ya que las cantidades máximas exentas de IRPF también van cambiando y su legislación puede llegar a ser diferente incluso dependiendo de la comunidad autónoma en la que vivas.

4) Seguridad: estamos hablando de los datos personales de tus trabajadores, es decir, de información sumamente delicada y que debe tratarse con mucho cuidado. Es importante que el programa que elijas cuente con protocolos de seguridad adecuados y que además asegure la privacidad de los datos sólo para quienes manejen el sistema.

 

¡Estás listo para elegir tu software de nómina!

Con los antecedentes que te hemos entregado, sólo te queda escoger la alternativa que mejor se acomode a las necesidades de tu empresa.

Pero, el hecho de que el programa que vayamos a elegir se apegue a las normas colombianas, también es un aspecto fundamental para tomar la decisión. Por ejemplo, si consideras que existen software internacionales, estos no necesariamente cumplirán con los requisitos que buscas. Las normas legislativas cambian en los distintos países y es esencial que tu software se adapte a la realidad local.

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