Cómo organizar tu trabajo contable desde casa

Publicado por Nubox Colombia

Sabemos que desarrollar tu trabajo contable desde la comodidad de tu casa, es una gran ventaja, sin embargo, podría transformarse en tu mayor pesadilla si no te organizas de la forma correcta. Para que tu espacio de trabajo no se transforme en un caos, te recomendamos que confíes en los siguientes consejos:

1.- Que tu estudio sólo contenga información contable

Trabajar desde casa no justifica que tu espacio laboral se convierta en un conjunto de textos escolares, facturas de la casa, revistas y cuentas por pagar. Lo recomendable es que transformes alguna de las habitaciones de tu casa en tu pequeño estudio contable; cuidándolo de que nada que no corresponda a tus tareas entre ahí.

2. -Crea un archivo de documentos

Aunque la tecnología ha permitido que la mayor parte de los documentos tributarios se manejen en formato digital, el trabajo contable desde casa incluye, querámoslo o no, una gran cantidad de archivos en papel. Si no los organizas de forma correcta, tu espacio puede transformarse en una pila de papeles en la que encontrar lo que necesites puede resultar una "misión imposible".

Nuestro consejo es que crees un registro con diferentes categorías de clasificación, por ejemplo, con colores. En carpetas rojas podrías archivar copias de recibos de pago de nómina, en verdes los soportes de pago de obligaciones fiscales, etc. La idea es que todos los documentos queden almacenados perfectamente para que sea sencillo localizarlos una vez que los necesites.

3. Utiliza las nuevas tecnologías

Hoy existen software especializados para que organices y administres la contabilidad de tus clientes. Usarlo puede ser de gran ayuda para ordenar el espacio de trabajo contable desde casa, considerando que la digitalización de los negocios ha aumentado cada vez más y con ello, debes manejar una mayor cantidad de documentos tributarios. Además, puedes encontrar diversas herramientas para organizarte online, entre ellas, agendas digitales y archivadores electrónicos.

 

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4. Elimina la documentación que ya no te sirve

Es momento de que botes todo aquello que no sirve. Los formularios con errores o documentos de clientes que no trabajan contigo hace años, sólo contribuyen a generar desorden en tu estudio y, con ello, a distraer tu atención. ¿Para qué guardar papelería o libros que ya no cumplen ninguna función importante ni la cumplirán en el futuro? 

5. Crea un organizador de correo

Clasifica tus correos con respecto al papel que juegan dentro de tu plan y sistema de trabajo. De esa forma podrás ubicar información importante de manera más rápida y evitarás que tu correo personal se junte con el laboral.

6. Crea una estación para la impresora

Designa un espacio para acomodar la impresora, preferiblemente lejos de tu escritorio y las zonas de archivo. 

Si imprimes y fotocopias mucha información, no está de más que evalúes la posibilidad de externalizar la labor. ¿Qué significa esto? Fácil, quiere decir que podrías contratar algún servicio de outsourcing de impresión y fotocopiado con una empresa externa. De esta forma no sólo liberarás espacio para tu lugar de trabajo en casa, sino que incluso puedes ahorrar dinero y tiempo.

Eso sí, no olvides que un contador maneja datos de valor de sus clientes, por tanto,  deben tratarse con extrema reserva y considerar los resguardos pertinentes.

7. Almacena los suministros de oficina en contenedores

Los suministros y equipos de oficina que no usas a diario ocupan espacio en tu lugar de trabajo, e incluso lo hacen ver desordenado y sucio. Guárdalos en cajones y cajas ubicadas en lugares donde no sean visibles. De hecho, si cuentas con una bodega, mucho mejor.

Eso sí, no puedes olvidar las reglas de organización y etiquetado: archiva de modo tal que puedas encontrar todo de forma sencilla y rápida.

 

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8. Organiza el espacio total por categorías

Crea espacios de acuerdo a la funcionalidad de tu sector de trabajo. Por ejemplo, un lugar para archivadores, otro para cafetería, otro para impresiones, otro para el computador, un cajón para los sellos,  etc.

Esta es una rápida y fácil organización para tu estudio contable desde casa, que te evitará muchos dolores de cabeza. Es clave para un buen desempeño en tu día a día laboral, sobre todo si buscas aumentar la productividad de tu trabajo.