¿Cómo ha cambiado el sistema de nómina en Colombia?

Publicado por Nubox Colombia

Dentro de las tareas de contabilidad o recursos humanos, liquidar la nómina es una de las más importantes. Se realiza de forma semanal, quincenal o mensual, para hacer llegar a cada empleado su respectiva remuneración. En el proceso debes tener en cuenta que esta se compone de tres partes fundamentales:

1. Devengado 

  • - Los días trabajados por el empleado. No olvides que el salario mínimo se encuentra establecido, para este 2018, en $781.242.
  • - El auxilio de transporte ($88.211). 
  • - Sobresueldos, horas extras, comisiones, recargos nocturnos y demás conceptos que representen salario según lo estipulado en el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo

2. Deducciones o descuentos

  • - Libranzas. 
  • - Embargos judiciales. 
  • - Retención en la fuente.
  • - Aportes a salud y pensiones, establecidos en el artículo 204 de Ley 100 de 1993
  • - Cuotas sindicales. 
  • - Aportes a cooperativas. 
  • - Deudas del empleado con la empresa. 

3. Apropiaciones

  • - Dotación. 
  • - Cesantías (un salario mensual por cada año de trabajo).
  • - Prima de servicios.
  • - Vacaciones (15 días hábiles por cada año de trabajo). 
  • - Pago a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), que oscila entre el 0,522% y el 6%, según la clase de riesgo de la profesión ejercida por el empleado, determinado por la Tabla de Riesgos Profesionales
  • - Aportes a la salud y pensión a cargo del empleador, correspondientes a un 8.5% para cada uno de los conceptos, según lo dispuesto en el artículo 204 de Ley 100 de 1993. 
  • - Aportes parafiscales: cajas de compensación familiar (4%), ICBF (3%) y Sena. (2%), liquidados sobre el total de la nómina menos el total del auxilio de transporte, que no es factor salarial. 

 

Sin duda, la liquidación de la nómina tiene en cuenta muchas variables y es una tarea compleja de realizar. Por fortuna, ha ido evolucionando y cada día es más fácil tenerla actualizada y sin errores.

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Evolución de la liquidación de este proceso en el país 

Tradicionalmente, dentro de los sistemas de pago de nómina en Colombia, las plantillas de Excel con fórmulas predefinidas han sido las herramientas más usadas para calcular la nómina en el país, junto con los sistemas de remuneraciones instalados en  los ordenadores de la empresa y cuya licencia debes comprar a perpetuidad o por un tiempo determinado. 

Sin embargo, durante los últimos años -y gracias al desarrollo tecnológico- la penetración del Internet y los procesos de digitalización que han iniciado las empresas del país, estos sistemas han sido desplazados paulatinamente por el software online, que te permite automatizar procesos y te garantiza accesibilidad desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. Todo por una módica cuota de suscripción. 

Gestionar la nómina en una hoja de cálculo de Excel es sumamente complejo, puesto que es necesario lidiar con fórmulas diferentes para cada área y rellenar campos. Además, no permite respaldar automáticamente la información, por lo que la administración segura de la data relacionada con los salarios es casi imposible. 

El software instalado, pese a tener funcionalidades especializadas que facilitan la gestión y liquidación de la nómina, tiene la limitación de que debe ser comprado. Además, al igual que Excel, dificulta el respaldo de la información y no permite el acceso al sistema desde dispositivos donde no se encuentra instalado.

La migración desde Excel y los sistemas instalados al software de nómina online, está marcada por la transformación digital que atraviesa el país. Esta, aunque no es la más rápida del continente, avanzan a buen ritmo. De hecho, en 2017 el más del 98% de los empresarios consideraba importante promover el uso de las tecnologías emergentes y digitales en sus compañías.

¿Cuál es el panorama de este proceso a futuro?

Dadas sus limitaciones, las liquidaciones que se hacen con planilla Excel quedarán obsoletas. Más aún aquellas que realizan de forma manual. Además, es factible pensar que los software instalados también perderán fuerza en este mercado. En su lugar, el sistema de nómina Web se posiciona como la mejor solución. 

Las estadísticas dicen que las empresas con entre 1 y 50 empleados representan el 42% de los compradores de software de nómina, pues reconocen la importancia de automatizar este proceso y reducir los errores asociados a la gestión manual o en Excel. 

Adicionalmente, el Ministerio de las Tecnologías de la información y las comunicaciones ha anunciado que es necesario instaurar una política de transformación digital para el futuro inmediato, que acelere este proceso en el país.

Digitalizarse es una necesidad. El sistema de nómina es el primer software de recursos humanos que cualquier empresa en crecimiento necesita. Si eres un profesional del área, no dudes en sumarte a la era digital e investigar sobre los productos que el mercado tiene para ofrecerte.

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