Cómo hacer una Factura por computador sin Excel

Publicado por Nubox Colombia

Cuando solicitas la autorización de numeración de facturación ante la DIAN, debes elegir la modalidad en la que vas a expedir las facturas de ventas, y, aunque la facturación en papel ha sido la más tradicional y popular, el modelo por computador también ha tenido una muy buena acogida. Esto porque ha significado una gran innovación dentro del proceso.


A pesar de lo que te comentamos,  desde que se implementó el proceso de Factura por Computador, muchas empresas comenzaron a usar Excel para generar y expedir sus documentos, incluso sin considerar que este programa muchas veces no es apto para tal fin.

En algunas ocasiones, las planillas Excel no permiten cumplir con la unicidad del documento (que una factura no se expida dos veces con el mismo número) y demás requisitos técnicos establecidos en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 (compilado en el artículo 1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016). 

Es por esto que queremos comentarte las razones que aventajan a un software especialmente diseñado para hacer facturas, en comparación a los formularios Excel y los talonarios de papel.

 

Factura por computador en Excel VS Factura en computador en un software especializado

Para facturar mediante Excel y cumplir con los lineamientos de la DIAN, tienes que agregar esa funcionalidad a través de una codificación específica, empleando la denominada herramienta Visual Basic, que es la que te permite programar macros.

Además,  debes contar con la respectiva autorización por parte de la DIAN, según la resolución 3878 -expedida por la misma entidad el 28 de junio de 1996- la cual establece que:

“Quienes utilicen el sistema de facturación por computador deben solicitar la autorización del software, salvo que se utilice papel de facturación con la preimpresión de los requisitos señalados en el artículo 617 del estatuto tributario”. 

Este proceso resulta complejo y costoso, pues la programación de los macros debe ser desarrollada por un profesional en informática que domine el tema. Mientras que la facturación por computador en un software especializado te permitirá, entre otras cosas: 

  • 1) Implementar una numeración consecutiva e irrepetible de las facturas (impide manipular esos números).
  • 2) Llevar un control de la asociación de mercancías y tarifas. 
  • 3) Consolidar la información de clientes, proveedores y productos en una base de datos única.

 

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En resumidas cuentas, si te apoyas en un software especializado no tendrás que realizar ninguna configuración adicional, pues cumple de por sí con los lineamientos técnicos exigidos por la DIAN.

Solo tendrás que acceder al sistema y comenzar a expedir, recibir, almacenar y gestionar documentos tributarios en formato digital.

 

Desventajas de las facturas por Excel

Además de lo anteriormente mencionado, la factura que se hace ocupando Excel, presenta variados aspectos mejorables:

  • 1) Para algunos contadores las plantillas no son lo suficientemente profesionales.
  • 2) Si no estás al tanto de las actualizaciones en materia de facturación, tu configuración en Excel puede desactualizarse y, por ende, emitirás facturas que no se ajustan a las normas. 
  • 3) Una hoja de cálculo no es lo más intuitivo del mercado. Aunque trabajes sobre plantillas pre diseñadas, la generación de las facturas siempre toma tiempo. 
  • 4) Entre más crece el negocio, menos puedes llevar una facturación sistematizada y ordenada; gestionar miles de archivos en carpetas y sub carpetas es una tarea compleja.
  • 5) En la hoja de cálculo corres el riesgo de digitar mal datos o desconfigurar una fórmula.

Ventajas de las facturación mediante un software


Si emites tus facturas mediante un software especializado, no te expondrás a ninguno de los problemas que mencionamos, principalmente porque tales herramientas están configuradas de forma específica para llevar a cabo soluciones administrativas y contables.

Además,  muchos de ellos te ofrecerán un valor agregado importante, el cual corresponde a la integración con el software contable del mismo proveedor e incluso de otrosAl hacerlo, la información de tus operaciones pasa automáticamente al sistema de contabilidad, simplificando así los procesos asociados al ingreso de datos y cálculo de valores.

También tendrás la posibilidad de cargar documentos tributarios e información de valor de forma masiva, así como acceder a soporte profesional para resolver cualquier contingencia que se  presente mientras operas el programa. 

 

Tienes muchas opciones

En el mercado puedes encontrar tres opciones de software para facturar por computador:

  • 1) Propio
  • 2) SaaS (Software as a Service, o Software como Servicio)
  • 3) Gratuito

 

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El  software propio puede ser una buena solución para las grandes compañías que, además de gestionar enormes volúmenes de facturas, tienen un presupuesto grueso para cubrir el desarrollo de la aplicación, un tanto costosa y demorada si tienes en cuenta que es un sistema personalizado. 

Las soluciones gratuitas, en su mayoría, carecen de funcionalidades importantes para la óptima gestión de facturas. Por ejemplo, la carga masiva de datos, la integración al sistema de contabilidad, e incluso el soporte. 

En este sentido, el Software como Servicio es la opción que se presenta más aventajada entre las demás.

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