Diferencia entre factura por computador y factura electrónica

Publicado por Nubox Colombia

Desde hace varios meses que la facturación electrónica se está afianzando en Colombia como la nueva manera de relacionarse entre contribuyentes. Si bien aún no se establece su obligatoriedad, ya hay varios grupos que han sido seleccionados para incorporarse gradualmente al sistema. Sin embargo, ante la aparición de este nuevo sistema, surge una duda común que, a continuación, resolveremos: ¿conoces las diferencias entre facturar por computador y electrónicamente?

Colombia está atravesando por un proceso que le permitirá tener mayor transparencia en asuntos tributarios, además de disminuir la evasión fiscal, que -según el Ministerio de Hacienda- oscila entre el 3 y el 4% del Producto Interno Bruto (PIB). Hablamos de la transición hacia un sistema de facturación electrónica, uno que permitirá simplificar trámites, tener mayor orden de los documentos fiscales y disminuir el riesgo de fraudes. Sin embargo, el sistema colombiano actual permite dos conceptos que, a simple vista, son muy similares: la facturación electrónica y la facturación por computador.

Diferencias entre facturar por computador y electrónicamente

Para quien no está al tanto del acontecer tributario colombiano, es fácil confundir estos dos conceptos. Sin embargo, la factura por computador presenta algunas diferencias puntuales con respecto al sistema electrónico, y para evitar confusiones, es necesario acotar ambas definiciones. Toma nota:

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1. Factura por computador

Hablamos de una modalidad de facturación regida por los artículos 617, 618 y 618-3 del Estatuto Tributario. En concreto, este sistema permite la diligencia de la factura a través del computador, pero su entrega debe hacerse de manera física. Así, una empresa puede gestionar el documento a través de un software especialmente diseñado para ello, pero la entrega del mismo debe realizarse de manera física, es decir, en papel a la empresa o particular que corresponda.

Una de las ventajas de este sistema es que, quienes lo utilizan, no están obligados a llevar un registro de copias físicas, pues el sistema de factura por computador se encarga de ello. Así, la generación de las copias en papel solo debe hacerse para la entrega de las mismas. Además, al apoyarte en esta modalidad te aseguras de que el sistema genere la identificación del artículo o servicio, asociándolo a la tarifa del impuesto sobre las ventas que corresponda. De esta manera, evitas cualquier tipo de errores en la digitación o llenado de información requerida.

2. Factura electrónica

Regida por el Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007, esta modalidad permite expedir, numerar y almacenar el documento a través de un sistema computacional desde el principio hasta el final. Así, mientras la facturación por computador requiere de la entrega del documento en formato físico, la facturación electrónica permite que todo el proceso se realice en un ambiente digital.

La facturación electrónica permite llevar un mayor orden de los documentos, tanto emitidos como recibidos, pues no precisa del formato físico. Con ello, también es posible eliminar el riesgo de fraudes y combatir efectivamente la evasión tributaria. Si bien no existe una fecha en concreto para la entrada en vigencia de la factura electrónica obligatoria en Colombia, las autoridades apuntan a que durante este año se fortalezca el sistema y se sumen nuevos grupos a esta manera de facturar que ya se encuentra instaurada de manera obligatoria en países como Chile, México, Guatemala y Brasil, entre otros.

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Finalmente, las diferencias entre facturar por computador y electrónicamente se resumen en que, mientras la primera requiere la entrega del documento de manera física, la segunda precisa que todo el proceso de facturación se realice a través de medios digitales, desde su emisión hasta su recepción. Para ello -y una vez que comience a regir este sistema en suelo colombiano- habrá una serie de empresas certificadas para brindar este servicio, cuyo software o plataforma debe estar validada por la ISO 9001:2000.

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En la fase de prueba, hubo ciertas empresas seleccionados por la DIAN para implementar -de manera gradual- la facturación electrónica en Colombia. Sin embargo, ante el éxito de dicha etapa, el organismo ya está en condiciones de sumar a más grupos y contribuyentes a esta nueva forma de facturar, una que permitirá al Gobierno disminuir la evasión tributaria, eliminar el riesgo de posibles fraudes por documentos ilícitos y llevar un mayor orden de todo lo relacionado con la entrega y emisión de este tipo de documentos.