¿Libros contables en papel o electrónicos?

Publicado por Nubox Colombia

¿Libros contables en papel o electrónicos?

Sin duda, uno de los objetivos principales de la contabilidad es apoyar eficientemente la toma de decisiones de las empresas, algo en lo que los libros contables en papel -o tradicionales- cada día son menos eficaces, pues pocas veces se encuentran plenamente actualizados y, en el momento en que requieres información urgente, la que arrojan resulta inoportuna y poco confiable. Eso, sin mencionar los problemas que esto genera por concepto de IVA no recuperable, pagos tardíos, intereses e imposibilidad para optimizar en tiempo real las operaciones cotidianas. 

Por eso, durante los últimos años se han ido imponiendo los libros electrónicos, que se actualizan en todas sus cuentas con cada transacción y reducen a casi cero los márgenes de error en las tareas de registro. Además, le dan al contador la posibilidad de desempeñarse como analista y no sólo como un tenedor de libros, encargado de registrar los asientos y generar periódicamente informes contables.

¿Cómo ha sido el paso de libros contables en papel a libros electrónicos?

El paso del papel al formato electrónico ha sido diferente en cada país. Sin embargo, lo cierto es su impulso ha estado motivado por el creciente desarrollo tecnológico de los últimos años y la cultura digital que ha invadido todos los sectores de la sociedad, presentando la tecnología como una solución para simplificar todo tipo de trámites y tareas que -antaño- resultaban de lo más engorroso. 

En Colombia, las empresas más avezadas en la materia han venido implementando libros contables electrónicos desde hace varios años, como parte de sus procesos de digitalización empresarial. Pero sólo hasta 2012 se emitió el Decreto de ley 019, mediante el cual se autoriza a los comerciantes para que lleven sus registros contables únicamente en archivos electrónicos, sin necesidad de tener una copia en papel de los mismos, es decir, las empresas pueden elegir entre llevar los libros de contabilidad en papel o en formato electrónico.

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Lo importante es que garanticen la inalterabilidad, integridad y seguridad de la información y el registro de todas las operaciones, según las condiciones previstas en el Decreto 805 del 2013.

Así mismo, es necesario considerar las disposiciones en materia de mensajes de datos y firmas digitales impuestas por la Ley 527 de 1999, donde destacan que: 

 La información debe ser accesible para su posterior consulta. 

  • El mensaje de datos o documento debe conservarse en el formato que fue generado. 
  • Debe permitir la determinación de su origen, fecha y hora de producción.

Estas disposiciones legales -sumadas a las facilidades de pago y completas soluciones que ofrecen los principales proveedores de software contables online- les ha permitido a muchas empresas beneficiarse de las ventajas de llevar los libros contables en formato digital. ¿Y cuáles son esas ventajas?

Además del ahorro directo en costos de papel, llevar los libros contables en formato electrónico supone muchas ventajas asociadas a la productividad y crecimiento de las empresas. Entre las más importantes cabe destacar las siguientes: 

1. Economía

Aunque es difícil cuantificarlo, al llevar los libros contables electrónicamente puedes ahorrarte una suma importante en los costos de generación, almacenamiento y administración de los mismos. 

Por ejemplo, para registrar los asientos contables basta con que selecciones las cuentas afectadas e ingreses una sola vez el importe y tipo de transacción, reduciendo considerablemente las tareas asociadas a esta obligación. 

Además, piensa en los 10 años de conservación de libros y documentos de comercio exigidos por la ley 962 de 2005 en su artículo 28... ¡10 años de información contable en un archivo físico! Sin duda, se trata de muchas carpetas y folios que -en la gran medida- deberán ser administrados por técnicos de archivo a los que también deberás cancelarles sus respectivas remuneraciones.

Al llevar tus libros electrónicamente te economizas todo el espacio e infraestructura que debes emplear para cumplir con tal requisito. De hecho, actualmente ni siquiera requieres de un dispositivo de almacenamiento porque los proveedores de software de contabilidad la guardan de forma segura en la nube, para ponerla a disposición de sus clientes en el momento que la requieran. De todas formas, la misma norma te autoriza a hacerlo: 

“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”.

2. Cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales

Los libros contables electrónicos aseguran la total confidencialidad de la información, ya que los archivos digitales permiten mayor control que los de tipo físico, así como una regulación de acceso más flexible y segura. Además, al estar completamente actualizados en todo momento, puedes hacer los cierres fiscales oportuna y correctamente, a la vez que facilitas los procesos de fiscalización y auditorías, internas y externas. Todo esto se traduce en el debido cumplimiento de tus obligaciones tributarias y en la eliminación del riesgo de sufrir sanciones por parte de la DIAN. 

Al respecto, debes tener en cuenta que el Gobierno y la DIAN han adelantado esfuerzos para digitalizar el sistema tributario y simplificar los deberes de los contribuyentes. La prueba más representativa de ello es la facturación electrónica que, en este momento, se encuentra en fase de implementación y será de uso obligatorio en todo el territorio nacional a partir del 1 de enero de 2019. 

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Por lo tanto, las condiciones se están dando para que digitalices tu contabilidad y la vincules con un software de facturación por computador, optimizando al máximo tu compromiso con el fisco a la hora de recaudar el IVA o el Impuesto al consumo. 

3. Mayor seguridad de la información

La información contable de una empresa es de altísimo valor, por lo que es necesario conservarla en un lugar seguro que garantice su privacidad e integridad, algo difícil para un archivo físico. En ese sentido, el almacenamiento electrónico -al ser más versátil y portable- sí lo hace, blindando los libros contra desastres, robos, pérdidas y cualquier otro tipo de vulneración que pudieran sufrir.

De hecho, hoy en día el almacenamiento de información en la nube es más que seguro. Los proveedores de software de contabilidad online garantizan la seguridad de los datos mediante la transmisión encriptada de los mismos y la generación constante de respaldos. De esta manera, la contabilidad de tu empresa siempre estará disponible para ti, asegurándote que ningún tercero sin autorización podrá acceder a ella. 

4. Optimización de las tareas contables 

La digitalización de todos los procesos empresariales es un hecho alrededor del mundo, y la contabilidad no tiene por qué ser la excepción. Las tediosas tareas de registro manual de operaciones, y el hecho de lidiar con hojas de cálculo, libros oficiales en papel y hojas de contabilidad, puede ser algo en extremo agotador. 

Como apuntábamos anteriormente, al usar libros contables electrónicos -y, por ende, un software de contabilidad online- ingresas la transacción una sola vez y todas las cuentas se actualizan automáticamente según corresponda. 

Adicionalmente, esto facilita la revisión de los libros, además de la unificación y estandarización del plan de cuentas de acuerdo con la normativa vigente. Incluso, mediante software de alta calidad, puedes generar automáticamente gran parte de los balances exigidos, algo difícil de lograr al emplear libros contables en papel, especialmente, si el negocio realiza a diario muchos asientos contables. 

En términos generales, al digitalizar tu contabilidad y llevar tus libros en formato electrónico también reduces horas de trabajo, optimizas los procesos del negocio y potencias la velocidad de tu gestión administrativa. En definitiva, tienes un negocio más productivo y eficiente, propio de las nuevas dinámicas del mercado en donde la digitalización de procesos no es una opción, sino un requisito. 

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Ya que la normativa colombiana te da la oportunidad de digitalizar tu contabilidad y llevar libros electrónicos, no deberías dudar en hacerlo. Para fines contables, el papel tiene evidentes limitaciones y, ciertamente, no responde a tus necesidades actuales.

Topics: Contabilidad