Logra el desarrollo de tu pyme ordenando las finanzas

Publicado por Nubox Colombia

La organización de las finanzas de una Pyme es fundamental para lograr su desarrollo y mantenerla con vida. El flujo de dinero de tu empresa dependerá de las decisiones que tome el equipo de finanzas, por lo que te recomendamos que no dejes de lado su significado, ni menos, su lugar dentro de tu empresa.

Si quieres manejar con éxito tu negocio, siempre será fundamental que cuentes con un encargado de tomar decisiones sabias en el área de finanzas, sin embargo, también será necesario que esta persona se apoye en un equipo que cuente con los conocimientos técnicos para llevar las cuentas claras. Los contadores y los tesoreros, son un ejemplo claro de ello.

A pesar de lo anterior, las empresas que se encuentran en etapas iniciales, no suelen considerar el área de finanzas dentro de las prioridades del negocio. Por lo que muchas veces son incluso inexistentes.

Esto sin duda podría causar estragos en el futuro de la organización, por eso te comentaremos los errores más frecuentes que- por su puesto- no quisiéramos que cometas.

Los errores financieros más comunes

1) No contar con liquidez: las estimaciones optimistas no valen de nada si no cuentas con los estudios de mercado adecuados, por lo que una mala decisión en este ámbito podría llevarte a un futuro poco próspero en términos de ingresos.

2) Incorrecta planificación financiera: si sólo basas tus decisiones financieras en soluciones a corto plazo, de seguro descuidarás las de mediano y largo plazo. Lo cual podría desequilibrar el futuro financiero de tu empresa.

3) No diferenciar entre finanzas personales y la administración del negocio: que el dueño de la empresa se encargue de la mayoría de los cargos administrativos, es muy común si hablamos de pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, el problema se genera cuando se retiran fondos del negocio con el objetivo de cubrir cuentas personales y este dinero no se repone cuando corresponde. Sin duda esta situación acarrea un desorden en los libros contables y en el flujo de caja.

4) No registrar las transacciones en los libros de contabilidad: al igual que en el punto anterior, los procesos contables son desconocidos por la mayoría de los empresarios que recién han comenzado su negocio. A corto plazo puede que no afecte demasiado a las finanzas de la empresa, pero cuando los números comiencen a crecer, te aseguramos que sí lo hará.

5) Desconocimiento de fechas importantes en el calendario tributario: cuando hablamos de calendario tributario, hablamos de un conocimiento técnico que no todos manejan. No saber todas las fechas está bien, el problema inicia cuando generas ciertos conflictos financieros por no pagar impuestos en las fechas estipuladas y te enfrentas multas por ello.

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¿Cómo solucionar esos problemas?

Los recursos tecnológicos para la gestión de la información y la toma de decisiones financieras informadas, se erige como un factor determinante en el éxito de una empresa.

En este contexto, existen un sin número de sistemas contables que han transformado la forma en que se llevan a cabo los procesos financieros, ya que efectivamente han sido creados para hacer más fácil e intuitiva las gestiones administrativas de un negocio. No importa el rubro que tenga tu compañía, lo cierto es que existe una variedad increíble dentro del mercado, por lo que el aspecto diferenciador será encontrar uno que también esté preparado para entregar información oportuna y detallada.

Finalmente, tendrás que considerar el giro de tu empresa, su tamaño y requerimientos financieros, para inclinarte por una u otra herramienta. Por ejemplo, existen soluciones dedicadas a las remuneraciones de la empresa, factura electrónica, o la contabilidad.

Cualquiera sea el caso, es importante que estos instrumentos de gestión sean utilizados por personas correctamente capacitadas.Por lo mismo, es ideal que incluyas a un contador en tu empresa y que él sea quien elija y utilice el software.

Por lo demás, es necesario distinguir que un programa no reemplaza al contador de la empresa, sino que complementa sus funciones.

Busca un software que incluya las siguientes herramientas

  1. Copias de seguridad: los respaldos de información que las empresas manejan dentro de sus software es fundamental en caso de pérdida. Por eso es vital que elijas un software que trabaje en la nube.
  2. Centralización: para procesar contablemente todo lo que cargues en ventas, compras, pagos y recaudos.
  3. Impresión y extracción de informes y reportes: de esta forma, las personas encargadas de tomar decisiones no tienen que mirar toda la información, si no un resumen de la misma.
  4. Soporte técnico y garantía: es fundamental que el soporte técnico del programa sea rápido y efectivo, ya que la información a tratar debe ser accesible y comprensible en todo momento.

Consejos prácticos

Existen variadas buenas prácticas que te ayudarán a mantener una buena gestión de información y recursos dentro de la empresa, además de la adquisición de un software administrativo:

A. Controlar el flujo de caja con cuidado.

B. Separar las cuentas personales de las de la empresa.

C. Mantener un registro actualizado de transacciones financieras.

D. Gestionar las facturas electrónicas con algún funcionario capacitado.

E. Negociar con los proveedores.

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