Principales consideraciones en torno a la Factura Electrónica

Publicado por Nubox Colombia

En los distintos países en los que se ha implementado, la Factura Electrónica ha permitido reducir la evasión fiscal, dotar de mayor seguridad las transacciones y facilitar los procesos tributarios de los contribuyentes. Sin embargo, a menos de un año de su puesta en marcha obligatoria en el país, aún persisten ciertas dudas que vale la pena dilucidar.

Colombia viene preparando el terreno para la Factura Electrónica desde hace bastante tiempo. Todo comenzó en el 2007 con la Ley 962 de 2005, la Resolución 14465 y el Decreto 1929. Hoy, a más de 10 años del inicio de este proceso, solo el 3% de las empresas colombianas se han sumado a esta nueva modalidad, pese a que el 84% de los empresarios están al tanto de la necesidad y obligación de implementarla. Aunque la cifra es muy baja, antes de enero de 2019 todas las empresas del país deberán adoptar este sistema, ya que desde dicho mes comenzará a regir su carácter obligatorio general.

Atendiendo a lo anterior, se hace necesario responder algunas dudas que podrían generar confusiones en los contribuyentes. Para comenzar, es necesario hacer la diferencia entre una factura por computador y la electrónica. Mientras la primera se expide a través de un software -pero debe seguir entregándose y almacenándose en formato físico-, la segunda implica que todo se realiza de forma digital, y el archivo legalmente válido para ello es el .XML generado.

Habiendo solucionado esta confusión, revisemos otras dudas en torno a la Facturación Electrónica.

Plazos: ¿qué cambios habrá con la implementación de la factura electrónica?

Para comenzar, y tal como aclaramos más arriba, la Factura Electrónica será de carácter obligatorio para todas las empresas colombianas a partir de enero de 2019. Esto implica que, sin importar su tamaño o la cantidad facturada en determinado período, todas las compañías del país deben adoptar este sistema desde el primer día del próximo año.

Si bien hasta la fecha sólo algunas empresas debían utilizar este modelo de facturación, como los grandes contribuyentes, por ejemplo. Enero de 2019 será el límite para la adopción general de este sistema.

Tal como lo ha señalado la DIAN, su implementación tiene un período aproximado de 4 a 5 semanas, por lo que lo más recomendable es que todas las compañías del país comiencen desde ya analizar la mejor forma de incorporar la factura electrónica en sus operaciones cotidianas.

¿Cuánto tiempo debe pasar entre la compra y la emisión de la factura electrónica?

Dentro de los Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA), normas que rigen los estándares contables internacionales, se reconoce el principio de Devengo. En concreto, este concepto se refiere a que los hechos deben registrarse en el momento en que ocurren, favoreciendo la transparencia de los ingresos y egresos de una compañía. En ese sentido, las facturas deben emitirse en el momento en que se ha realizado una compra, permitiendo al vendedor tener mayor orden en su contabilidad.

¿Qué pasa si me retraso en la emisión de una factura?

El retraso en la emisión de una factura puede tener graves consecuencias para el contribuyente. Tal como aseguró María Pierina González Falla -Directora de Gestión de Fiscalización de la DIAN- en entrevista con un medio local, “las facturas, notas débito y crédito electrónicas deberán ser enviadas a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a su expedición”. Además, señaló que en caso de no facturar electrónicamente cuando se está obligado, “la sanción contemplada en el artículo 684-2, en concordancia con el artículo 657 del estatuto tributario, es la clausura del establecimiento de comercio”.

Consideraciones en torno a la factura electrónica

Junto con todo lo anterior, es importante tener presentes algunas recomendaciones que darán mayor claridad sobre el proceso de Facturación Electrónica:

  • 1) Una vez que el contribuyente comience a emitir facturas electrónicas no podrá expedir otros documentos similares, como la factura por computador o la factura por talonario.
  • 2) Tal como señala la DIAN, “los facturadores electrónicos podrán corregir los errores en su facturación antes de entregarla al adquirente”.
  • 3) Antes de adoptar un sistema de Facturación Electrónica es necesario analizar a cada proveedor existente en el mercado. Aunque todos los sistemas debieran tener un respaldo de los documentos emitidos y recibidos, aspectos como el soporte técnico o la usabilidad pueden ser cruciales en el éxito de su implementación. 

La DIAN estima que, una vez masificado el sistema de facturación electrónica, los ahorros bordearán el 80% gracias a aspectos como la eliminación del formato físico y los costos de su almacenamiento. Por ello, es imprescindible que todas las empresas conozcan las condiciones e implicancias de este sistema que, dentro de pocos meses, será obligatorio para todos los contribuyentes del país.