¿Qué es la retención en la fuente?

Publicado por Nubox Colombia

La retefuente es una de las tantas obligaciones impuestas por el sistema tributario colombiano. Aunque la mayoría de los contribuyentes cumplen cabalmente con su pago cada vez que venden un producto o prestan un servicio, muchos de ellos no conocen a fondo en qué consiste o de dónde surge este concepto. Si eres parte de este grupo presta atención a la siguiente nota, pues tener claro el asunto de las retenciones es de vital importancia para la gestión de tu contabilidad e, incluso, para tus finanzas. 

¿Qué es la retención en la fuente?

Comúnmente se cree que la retefuente es un tributo, pero nada más alejado de la realidad. Simplemente se trata de un mecanismo de recaudo anticipado de impuestos, como la renta, las ventas o el de industria y comercio.

Mediante este mecanismo, el Estado asegura un flujo constante de recursos y, en cierta forma, garantiza el pago al tiempo que reduce la evasión. De hecho, el artículo 367 del Estatuto Tributario dice que la finalidad de esta maniobra es “conseguir en forma gradual que el impuesto se recaude en lo posible dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause”. 

En consecuencia, cada vez que ocurre un hecho generador de un impuesto, la parte que hace el pago o abono a cuenta tiene la obligación de descontar de su valor un porcentaje (determinado por la ley) a título de los impuestos a cargo del beneficiario de tal pago. En otras palabras, la retención consiste en cobrar el respectivo tributo en el momento de su nacimiento, en la misma fuente que lo produce. De ahí su nombre. 

Para ser más claros, veamos el siguiente ejemplo:

Imagina que Javier Martínez es un constructor y le presta sus servicios a una compañía X por 5.000.000 de pesos. Dicha empresa tiene la obligación de aplicarle la retención en la fuente, es decir, descontarle un determinado porcentaje del pago y hacerlo llegar a las arcas fiscales del Estado a título de impuesto a la renta. En tal caso, a Javier se le pueden presentar dos situaciones: 

  • Si es declarante, al hacer la declaración puede deducir de ésta el monto practicado en dicha retención. 
  • Si no es declarante, la retención constituye impuesto, según el Artículo 6 del Estatuto Tributario. 

De esta manera, Javier Martínez paga por su impuesto a la renta en el momento que lo genera. Así, al momento de declarar -según lo establecido en el calendario tributario de la DIAN- se deducirá de la suma a pagar esta retención y otras que le hayan hecho durante el año fiscal, siendo posible que ya no deba nada e, incluso, tenga un saldo a favor. Sucede igual con el impuesto a las ventas, al timbre y demás que por disposición de ley sean afectados por este método de recaudo. 

¿Qué impuestos están sometidos a este tipo de recaudo?

Entre los más relevantes se encuentran: 

  • Renta.
  • Remesas. 
  • Ganancias ocasionales. 
  • IVA, también conocido como “Reteiva”. 
  • Industria y comercio. 
  • Timbre. 
  • Gravamen a los movimientos financieros.

Cabe señalar que cada impuesto tiene un porcentaje de retención diferente, previamente establecido por el gobierno (en UVT) y variable en función del tipo y monto de la operación económica que genera el tributo. Por eso, cada año se establece una tabla completa de retefuente, que le ayude a las partes involucradas en una transacción gravada a definir los montos a retener. 

Elementos de la retefuente

La retención en la fuente se caracteriza por estar compuesta de algunos elementos concretos: 

  • Sujeto pasivo: empresa o persona a la que se le hace el pago y que es objeto de la retención. Es el ente que vende o presta un servicio -generando un ingreso-, por lo que está obligado a pagar un determinado impuesto, en este caso, de forma anticipada.
  • Agente de retención: hace referencia a la empresa o persona que aplica la retención, haciendo las veces de recaudador. De acuerdo con los artículos 378 a 382 del Estatuto Tributario, tiene la obligación de declarar y consignar el valor retenido y expedir certificados de las retenciones practicadas en el año gravable. 
  • Concepto de retención: es el hecho económico u operación que genera el impuesto y, por ende, la respectiva retefuente.
  • Tarifa de retención: hace referencia al porcentaje aplicado al valor de la operación o a la base sujeta a retención, con las cuales se determina el monto a retener. 
  • Base de retención: concretamente, es el valor sobre el cual se aplica la tarifa de retención. Por ejemplo, si el valor de la compra es de 3.000.000 de pesos, ésa es la base de retención.

Sin estos elementos no es posible ninguna retención en la fuente. Adicionalmente, debes tener en cuenta que dicho recaudo se entiende causado en el momento en que se concreta el pago o abono en cuenta. 

¿Quiénes son agentes de retención?

Como el objetivo de la retefuente es lograr -en la medida de lo posible- que el impuesto se recaude dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause, para la ley tributaria fue necesario crear la figura del agente de retención, pues no cualquier persona (jurídica o natural) puede asumir tal responsabilidad.

Al respecto, el artículo 368 del Estatuto Tributario dice que deben cumplir con la obligación de recaudar a título de renta: 

  • Entidades de derecho público.
  • Fondos de inversión. 
  • Fondos de valores.
  • Fondos de pensiones de jubilación e invalidez.
  • Consorcios, Comunidades organizadas y Uniones Temporales.
  • Personas naturales con calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior contasen con un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT.
  • Demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, cuyas funciones las lleven a intervenir en actos u operaciones en las cuales deben, por disposición legal, efectuar la retención del respectivo tributo.

Sin embargo, y como ya se señaló, además de la renta hay otros impuestos que generan retención. En el caso de la retefuente al timbre nacional, le corresponde recaudarlo, declararlo y pagarlo cada mes a:

  • Notarios por las escrituras públicas.
  • Entidades financieras.
  • Entidades de derecho público del orden nacional, departamental o municipal. 
  • Empresas industriales y comerciales del Estado.
  • Sociedades de economía mixta.
  • Personas jurídicas, sociedades de hecho y demás por el estilo.
  • Comerciantes que en el año anterior tuvieron ingresos brutos o un patrimonio bruto superior a 30.000 UVT.
  • Agentes diplomáticos del gobierno colombiano, por concepto de documentos otorgados en el exterior.
  • Bancos, por el impuesto correspondiente a los cheques.
  • Almacenes de depósito, por los certificados y bonos de prenda.
  • Entidades de cualquier naturaleza, por concepto de emisión de títulos nominativos o al portador.
  • Jueces Conciliadores.
  • Tribunales de Arbitramento.

Y en lo que se refiere al impuesto sobre las ventas, le asiste la responsabilidad de retener en la fuente a todos aquellos que adquieran bienes o servicios gravados y estén expresamente señalados como agentes de retención en ventas. A saber:

  • Entidades estatales y organismos o dependencias del Estado que, por ley, tienen facultad para celebrar contratos.
  • Quienes contraten con personas o entidades sin domicilio en el país la prestación de servicios gravados en el territorio nacional.
  • Responsables del régimen común al adquirir bienes o servicios gravados a personas pertenecientes al régimen simplificado.
  • Entidades emisoras de tarjetas de crédito y débito, cuando se efectúa el correspondiente pago o abono en cuenta a los establecimientos o personas afiliados.
  • Grandes contribuyentes, sean o no responsables del IVA.

Solo los entes económicos mencionados anteriormente tienen la facultad -y al mismo tiempo, la obligación- de aplicar sobre los sujetos pasivos la retención en la fuente por transacciones imponibles. Sin embargo, la ley expresa que algunas Personas Jurídicas pueden actuar como auto retenedores (se hacen la retefuente a sí mismos), siempre y cuando haya sido catalogada como tal mediante Resolución por el Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas.

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Entonces, queda claro que la retención en la fuente no es un impuesto, sino solo un mecanismo de recaudo previo a la finalización del periodo gravable. Por lo tanto, antes de declarar tus obligaciones fiscales cada año, debes reclamarles a los agentes retenedores las certificaciones de retención, a fin de que las anexes a la declaración y sustraigas los montos que ya pagaste, ya sea a título de renta, timbre, venta o demás tributos sometidos a retención.