¿Qué es un asiento contable?

Publicado por Nubox Colombia

¿Qué es un asiento contable?

Para cumplir cabalmente con tus obligaciones financieras y llevar una correcta gestión contable -e incluso financiera-, todo ente económico debe generar estados de situación patrimonial y de resultados. Para hacerlo, necesita contar con un estricto registro de sus asientos contables, única forma de garantizar que dichos informes reflejen fielmente el patrimonio y condición económica del negocio, facilitando la toma de decisiones en base a información certera.

¿Qué es un asiento contable?

Se trata de la anotación o apunte de un movimiento o hecho económico que altera -cuantitativa o cualitativamente- tu patrimonio. Tal registro debes hacerlo en tu libro diario de contabilidad, para luego mayorizar las cuentas en un libro de inventario y/o en un balance general. 

El asiento contable hace referencia al registro de actividades financieras y operaciones mercantiles que provocan movimientos en las cuentas de tu empresa. De esa manera, puedes reconocer, causar y contabilizar todo hecho económico ocurrido en la empresa y saber a ciencia cierta cómo afectan a tus activos, pasivos y al mismo patrimonio. 

Por ejemplo, imagina que tu empresa -perteneciente al régimen común- adquiere a un proveedor del régimen simplificado mercaderías por un valor de 3.000.000 de pesos. Entonces, tienes que anotar en el libro diario dicha transacción para que queden registrados en las cuentas correspondientes el ingreso de mercaderías y la salida del efectivo con el que realizaste el pago.

"Lee también: ¿Qué es un impuesto?"

 ¿Y el sistema de partida doble?

Recuerda que, según los principios del sistema de partida doble, cualquier operación económica afecta -por lo menos- a dos cuentas: una que se debita y otra que se acredita. 

 ¿Cuáles son esos principios?

  • “Quien recibe debe a quien entrega”.
  • “No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.

Por lo tanto, al realizar una entrada en el libro diario, por lo menos tienes que ejecutar dos apuntes (asientos) en dos cuentas diferentes, pero relacionadas de manera directa: Debe y Haber. De no presentarse ese equilibrio perfecto tu contabilidad tendría serias falencias, yendo en contra de los principios ya mencionados.

En ese sentido, la contabilidad ha establecido dos tipos de asientos contables en función del número de cuentas que intervienen en la operación. A saber:

1. Asientos simples

Son aquellos registros en los que sólo intervienen dos cuentas: una que se carga y otra que se abona. Por ejemplo, tu empresa adquiere un computador para el área administrativa y lo paga de contado mediante un cheque por valor de 3.800.000 pesos. En consecuencia, se afectarían las cuentas:

  • Equipos de oficina: porque el computador pasa a hacer parte de este tipo de activos de la empresa y, por lo tanto, debita. 
  • Bancos: porque representa una disminución de los activos correspondientes a esta cuenta, expresada al momento de pagar la adquisición.

CUENTA

DEBE

HABER

Equipos de comunicación

3.800.000

 

Bancos

 

3.800.000

 

2. Asientos compuestos

En contraposición a los asientos simples, en los compuestos intervienen más de dos cuentas: 

  • Una cuenta acreedora y dos o más cuentas deudoras. 
  • Una cuenta deudora y dos o más acreedoras. 
  • Varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras

En este tipo de registros es importante que la suma de los créditos sea igual a la de los débitos, sin importar el número de cuentas que intervengan en la operación. De lo contrario, incurrirías en un error garrafal que desordenaría por completo la contabilidad de la empresa. 

Para ejemplificar, imagina que vendes mercadería por un valor de 1.000.000 de pesos. Te pagan 300.000 en efectivo y el saldo queda a crédito. Por consiguiente, se verían afectadas las cuentas: 

  • Ventas: porque es necesario registrar el ingreso, y en ese ese orden de ideas su saldo sería acreedor.
  • Caja: porque al recibir el dinero se aumentaría, y tratándose de una cuenta de activo su saldo se registraría en el “Debe”.
  • Clientes: también es una cuenta de activo que aumenta y, por lo tanto, tienes que debitarla.

CUENTA

DEBE

HABER

Ventas

 

1000000

Caja

500.000

 

Clientes

500.000

 

 

"Lee también: ¿Qué es un soporte contable?"

Ya sea para hacer asientos compuestos o simples, debes identificar las cuentas contables que intervienen en la operación y tener muy claro si pertenecen al activo, pasivo o patrimonial, así como la fase en la que se encuentran: naciendo, creciendo o disminuyendo. Para ello, no olvides que: 

  • Los activos son los bienes y derechos de la empresa.
  • Los pasivos son las deudas y obligaciones.
  • El patrimonio hace referencia al capital que los propietarios han aportado a la empresa y a los beneficios no repartidos.

Además, según los principios básicos de la contabilidad: 

  • Las cuentas del activo nacen y aumentan por el “Debe”, mientras disminuyen por el Haber.
  • Las cuentas del pasivo y del patrimonio nacen y se incrementan por el “Haber”, mientras disminuyen por el “Debe”.

Una vez claras estas relaciones e identificadas correctamente las cuentas que intervienen en la operación, los asientos contables quedarán perfectamente registrados, es decir, reflejarán fielmente todas las transacciones de la empresa.

¿De qué se compone un asiento contable?

Aunque los elementos que componen un asiento contable pueden variar según el sistema de contabilidad que utilices y la complejidad de tu Plan de Cuentas, los esenciales son:

  • Fecha de la operación económica.
  • Cuentas afectadas, con sus respectivos créditos y débitos.
  • Descripción del movimiento.
  • Importes asociados a cada cuenta, indicando si son cargos o abonos.

Lo importante es que la información sea sistematizada de modo tal que la lectura de datos y generación de informes sea de lo más sencilla posible. Al respecto, los software de contabilidad modernos son de gran ayuda, porque organizan el Plan Único de Cuentas (PUC) de acuerdo con la normativa vigente, y generan automáticamente los estados patrimoniales y de “Ganancias y Resultados”.

Tipos de asientos contables

Los asientos contables más comunes son los operativos, pues corresponden a las transacciones y hechos económicos producidos por el normal funcionamiento del negocio, es decir, los que se presentan a diario, donde el registro de compras y ventas es el más representativo.

Sin embargo, existen otros que se trabajan de la misma manera expuesta anteriormente. A saber:

  • Asientos de apertura: son las anotaciones que debes realizar al iniciar tu negocio, reflejando fielmente su situación financiera y estado patrimonial de ese momento. A futuro te servirá para determinar cómo ha crecido en sus distintas áreas y la rentabilidad de las operaciones. 
  • Asientos de ajuste: básicamente, hacen referencia a las anotaciones cuya finalidad es determinar razonablemente las variaciones patrimoniales de tu empresa, así como los resultados obtenidos en un periodo de tiempo determinado. Entre los más representativos al respecto, se encuentran el registro de depreciación de activos fijos y el de las amortizaciones y provisiones.
  • Asientos de regularización: son los registros mediante los cuales saldas y cierras las cuentas de gastos e ingresos, con el objetivo de trasladar dichos montos a la cuenta “Resultado del ejercicio”.
  • Asientos de cierre: los debes realizar al final de cada periodo contable, con el objetivo de saldar todas las cuentas abiertas y, por lo tanto, cargar las que tengan un saldo deudor y abonar las que tengan saldo acreedor.

Como señalamos anteriormente, lo importante al realizar los registros en cualquiera de estos tipos de asientos es analizar la transacción y determinar correctamente la naturaleza -acreedora o deudora- de las cuentas afectadas, para que la diferencia entre sí siempre sea igual a cero.

Súbete a -Contabilidad Nubox-

En conclusión, un asiento contable es el mecanismo con el que se ingresa a la contabilidad un hecho económico realizado por la empresa dentro de su normal funcionamiento y al momento de iniciar operaciones. Dada su importancia como materia prima para la elaboración del estado de situación patrimonial (activo, pasivo y patrimonio neto) de la empresa, es sumamente importante que el registro quede bien realizado y no omitas ninguna operación. De lo contrario puedes tener graves problemas al realizar el cierre fiscal o contable del negocio, así como a la hora de tomar decisiones financieras relevantes.

Ahora que ya sabes qué es un asiento contable, puedes pensar en optimizar el proceso integrando el software de contabilidad con el sistema de factura por computador, para automatizar la mayor parte del proceso y eliminar los errores asociados al ingreso equivocado de datos.

Topics: Contabilidad