¿Quiénes están obligados a facturar?

Publicado por Nubox Colombia

Tener claro quiénes están obligados a facturar resulta de vital importancia para todos los contribuyentes del país. No sólo para cumplir con la normativa tributaria y evitar líos judiciales con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sino para llevar una contabilidad sana que refleje su situación financiera.

Obligados a facturar en Colombia

De acuerdo con el artículo 615 del Estatuto Tributario y las responsabilidades tributarias establecidas en la DIAN, están obligadas a facturar o expedir documento equivalente todas las personas o entidades que:

  • Tengan calidad de comerciantes.

  • Ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas (con ingresos brutos superiores a 4000 UVT).

  • Enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.

  • Sean responsables del impuesto de ventas del régimen común y del impuesto nacional al consumo.

  • Sean responsables del régimen simplificado del impuesto nacional al consumo de bares y restaurantes.

Adicionalmente, el Literal H del Artículo 2 del Decreto 1001 de 1997 también establece la obligación de facturar para las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos del impuesto sobre las ventas o prestan servicios no gravados, cuyos ingresos brutos durante el año gravable anterior fueron superiores a 4000 UVT.

Para poder facturar, hay que solicitar autorización ante la División de Recaudación de la DIAN.

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La resolución que autoriza la expedición de facturas tiene una vigencia de dos años. Si vencido este tiempo aún no se ha agotado la facturación es necesario solicitar la habilitación de una nueva numeración. Si, por el contrario, ésta se agota antes de la fecha hay que pedir nuevamente la autorización.

Cuando se deben entregar las facturas y cómo es el proceso de facturación

De la Ley 1231 de 2008, conocida como Ley de Facturación, se infiere que desde el punto de vista comercial existen dos clases de facturas:

  • Factura comercial como título valor: es la que se expide cuando el pago de los bienes o servicios se hace a crédito. A ésta el emisor puede darle la calidad de título valor ante las entidades especializadas en la compra de cartera.

  • Factura comercial simple: es aquella que el emisor debe entregar cuando el pago se hace de contado. En dado caso, ésta no puede ponerse a circular como título valor.

Ambos tipos de documentos se denominan factura de venta, son el soporte de la operación comercial y deben expedirse y entregarse al momento de la entrega real de los bienes o de la prestación efectiva de un servicio.  

Cuando las ventas o prestaciones de servicios se pagan de contado, el vendedor tiene la obligación de entregarle al comprador la factura original al momento de sellar el trato. Tanto en ésta como en las copias debe colocar un sello de “Cancelado”, que certifica que no hay crédito pendiente de cobrar e impide su circulación como título valor.

En el caso de las negociaciones a crédito, el vendedor no tiene que entregarle al comprador la factura original. En su lugar le da una de las copias, debidamente firmada y con una relación clara de los montos abonados y del saldo pendiente. Así el documento original es susceptible de ser constituido en un título valor.

Una vez recibida la factura el comprador tiene 10 días para rechazarla o reclamar en contra de su contenido, bien sea mediante devolución o reclamo escrito. De no hacerlo se considera irrevocablemente aceptada.

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Modalidades de facturación en Colombia

Independientemente de los requisitos técnicos y la autorización para la facturación, la DIAN, permite cuatro modelos de factura. A saber:

  • Factura en papel: es la más conocida y se encuentra regulada por los artículos 617 y 618 del Estatuto tributario. Hace referencia a los talonarios membreteados y timbrados, que tienen impresos los datos de la empresa y el número de factura.

  • Factura POS: es el tiquete expedido por una máquina registradora.

  • Factura por computador: es aquella que se expide de manera electrónica (computador) pero se entrega en físico. Se rige por el artículo 617 del Estatuto Tributario y entre sus particularidades se cuenta que las empresas no están obligadas a conservar copia en papel.

  • Factura electrónica: su diferencia con la factura por computador es que, además de emitirse electrónicamente, se entrega, acepta y almacena en el mismo formato. Actualmente, se encuentra en su recta final de implementación y se prevé que para principios del 2019 su uso sea obligatorio para todas las empresas.

Para fines tributarios, independientemente del modelo utilizado, es deber de quienes están obligados a facturar guardar una copia de cada factura expedida.

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Facturar conforme a la ley es una tarea que no debe evadirse. Además de que impide el cierre del negocio o la imposición de multas, facilita la liquidación de impuestos y el acceso a las respectivas deducciones a que tienen derecho los contribuyentes.