Tipos de sistemas de pago de nómina en Colombia

Publicado por Nubox Colombia

A medida que la tecnología avanza, es tarea de toda empresa actualizarse y encontrar soluciones que ayuden a optimizar tanto su trabajo como sus recursos. Un sistema de pago de nómina puede resultar esencial para cumplir este propósito, por lo que cabe preguntarse qué considerar a la hora de elegir una herramienta que facilite este proceso.

Funcionalidad

Una de las primeras cosas que debemos considerar es si el sistema que vamos a elegir es el adecuado para el tamaño de la empresa. Si ésta es más bien pequeña, necesitarás sistemas con herramientas o módulos más acotados. De esta forma, Pymes y pequeños comerciantes no necesitarán plataformas tan grandes y con muchas funciones, pues, además, estarían perdiendo dinero; por otro lado, para una empresa de tamaño más considerable, soluciones como esta podrían no ser suficientes para el mayor nivel de complejidad de sus procesos y áreas.

Origen

El hecho de que el programa que vayamos a elegir se apegue a las normas colombianas es un aspecto fundamental para tomar la decisión. Tengamos presente que existen software a nivel internacional que no necesariamente cumplen este requisito, ya que la norma cambia en los distintos países, variando, por ejemplo, su carácter legislativo. Por esto, es indispensable que el software de pago de nómina que elijamos se adapte a la realidad local, poniendo atención a la actualización de datos.

Especialización

En el caso de empresas grandes que pueden contar con cientos o miles de trabajadores y muchas áreas, un sistema integrado (ERP) es la solución perfecta. No obstante, suelen ser tan amplios que solo sirven a organizaciones realmente grandes, y a quienes manejan estas organizaciones, es decir, a gerentes y jefes de áreas. Teniendo todo esto en cuenta, las soluciones alternativas y con herramientas más especializadas, que incluso pueden llegar a ser más baratas, y abordar tareas más puntuales -como las remuneraciones o facturas electrónicas- ganan terreno.


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Implementación

Lo difícil que se nos haga la implementación, la puesta en marcha y la adaptación del software también debe ser un factor a evaluar. Algunas de estas plataformas toman tiempos de instalación que no todas las empresas tienen el lujo de tomarse, ya que pueden demorar desde semanas hasta meses. Incluso hay casos en que se puede requerir la presencia y asesoría de consultores especializados para asegurar el correcto funcionamiento de la plataforma en los diferentes equipos de la empresa.

En el caso de las soluciones online, estas suelen ponerse en marcha más ágilmente y utilizarse tras capacitaciones, y por supuesto, en la medida que se cuente un computador con acceso a Internet.

Luego de haber revisado los factores decisivos para la elección, pasemos a revisar los tipos de sistemas de pago de nómina en Colombia:

1. Excel

Es seguramente lo primero que se nos viene a la mente al pensar en ordenar y distribuir el pago de los salarios. Excel es una solución que calza bastante bien para empresas pequeñas en las que hay un bajo número de trabajadores, ya que permite llevar un buen manejo de las cifras y cálculos, pero siempre considerando ambientes con un reducido número de trabajadores. Rellenar campos, y establecer fórmulas distintas por áreas puede resultar estresante cuando existe una planilla de decenas o cientos de trabajadores, y ésta va aumentando.

Por otra parte, no existirá un respaldo adicional a las hojas de cálculo en las que trabajemos, por lo que quedará en manos de la propia empresa, o en concreto, del contador, o del área de recursos humanos, llevar un orden y actualización constante de este gran volumen de datos.

En este aspecto, la actualización de valores u otros rangos variables como el dólar tampoco será automática, y necesitaremos preocuparnos de que cada fórmula esté al día. De no ser así, ante cualquier error necesitaremos realizar todos los cálculos nuevamente. ¿Qué pasaría si te equivocas en el pago de los salarios de los trabajadores? Sumado a esto, aunque sea nuestra herramienta para calcular los pagos, no es posible integrarla en el proceso del pago, lo que supone tiempo y trabajo extra.

Así, y pese a que es una solución gratuita y al alcance de cualquier persona, podríamos terminar complicándonos más que solucionando nuestras necesidades en el pago de los salarios de la empresa.

2. Sistemas de remuneraciones instalados

Este tipo de sistema requiere que el cliente contrate a perpetuidad o por un tiempo determinado la licencia para utilizar el producto. Teniendo la licencia podremos instalar el programa en los equipos que necesitemos utilizar, y posteriormente recibiremos las respectivas actualizaciones del proveedor, tal como cualquier programa que se instala en el computador.

El principal beneficio de un sistema instalado es la posibilidad de operar con autonomía de los desarrolladores, además de recibir mantenciones de una empresa experta en su área. Otra ventaja es que garantiza seguridad y confidencialidad, ya que los datos los maneja el mismo cliente, pudiendo -por ejemplo- consultar directamente a sus bases de datos sin depender de terceros. Por otro lado, dentro de las desventajas podemos señalar que este tipo de sistema requerirá que la empresa cuente con servidor propio y personal técnico para la mantención.

Esta modalidad suele ser la más utilizada para pago de nómina en Colombia, ya que fue la primera en entregar una solución más especializada para las Pyme. Sin embargo, su principal desventaja es la falta de acceso al software desde un computador que no tenga el programa instalado, como si lo ofrecen los softwares online. Así, hacer cambios, o agregar información estando fuera de la oficina no es una opción, por lo que estás limitado a un lugar físico determinado, y un computador en específico.

3. Sistemas de pago de nóminas online

El hecho de que estos tipos de software estén alojados en un servidor de internet, al cual se accede sencillamente mediante una conexión a la red, y que la administración y uso esté en manos del cliente, además de que en gran parte de los casos cuentan con un soporte técnico, hace de esta alternativa una suerte de equilibrio perfecto entre seguridad, acceso, y funcionalidad

La ventaja principal de estos sistemas es que no necesitan ni se limitan a un equipo específico, ya que se puede acceder a ellos, y por consiguiente a la información que tenemos guardada, desde donde sea que nos encontremos siempre que tengamos acceso a una conexión a Internet.

No es necesario contar con el apoyo de informáticos ni especialistas, ya que los datos están externalizados, lo que entrega al cliente una mayor seguridad. En caso de una emergencia, al tener la información en línea y respaldo de esto, los sistemas de recuperación son mejores que los internos, pues se dispone de un equipo técnico especializado y dispuesto a ayudar y solucionar estas eventualidades.

Este tipo de sistemas de pago de nómina está penetrando con fuerza en Colombia, desplazando a Excel en lo que a pago de salarios se refiere 

4. Sistemas de desarrollo interno

Esta alternativa supone que sean las mismas empresas las que diseñen su propio sistema de pagos, en la medida de sus necesidades, abarcando desde lo más simple hasta funciones más avanzadas y específicas. Así, será responsabilidad de un equipo interno el levantamiento de necesidades, desarrollo de plantillas y funcionalidades, así como el desarrollo general del sistema, y su implementación.

No hay un sistema más especializado y ajustado a las lógicas de la empresa que éste si se lleva a cabo bien, sin embargo, genera una dependencia perpetua en torno al equipo de desarrolladores, y ciertas limitaciones en los procesos de cálculo, que pueden llegar a no ser tan avanzados, versus las funcionalidades complementarias que ofrecen programas de proveedores especialistas. Sin considerar el gran gasto que implica realizar este programa de forma interna.

5. ERP

Ya lo señalábamos al comienzo, los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), son sistemas creados para empresas de gran tamaño, dadas las múltiples funcionalidades que poseen.

En otras ocasiones ya hemos comparado sus características con las de sistemas online. Quizás, lo más significativo de este tipo de plataformas es que requieren ser instalados en equipos o áreas, proceso que -muchas veces- puede durar semanas o meses y requerir de consultoría. No obstante, son capaces de abarcar muchas áreas y tareas, en las que el pago de nómina se remite a un módulo específico dentro del abanico de posibilidades que ofrecen. Bajo esta lógica es imposible contratar un solo módulo, o únicamente la herramienta para gestionar el pago de salarios.

El costo de un sistema que procese tanta información y entregue funciones específicas para cada área es sumamente elevado, por eso suelen ser utilizados solo por grandes empresas que generan muchas ganancias, y que por lo demás tienen muchas áreas y trabajadores por lo que realmente logran sacarle provecho.

6. Outsourcing

Esto es en términos sencillos, poner en manos de un tercero la gestión del sistema de salarios, quien probablemente utilizará alguna de las modalidades antes descritas. La empresa que contrata sólo recibe un informe periódico, desentendiéndose de lo operacional. Entre sus desventajas está la falta de privacidad de los datos, que son entregados a un tercero, y que la información no siempre estará disponible al instante.

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Con todos estos antecedentes, sólo te queda escoger la alternativa que mejor se acomode a las necesidades de tu empresa.