Tipos de facturas aprobadas por la DIAN

Publicado por Nubox Colombia

Todas las personas naturales o jurídicas que facturen en territorio colombiano, tienen que acogerse a uno de los tipos de facturas aprobadas por la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). ¿Sabes cuáles son esos modelos? A continuación, las abordamos en detalle.

En la solicitud de autorización de numeración de facturación (formato 1302) aparecen cuatro opciones con su respectivo código, cada una atendiendo a las necesidades y posibilidades específicas de cada negocio o actividad comercial. De esta manera, las facturas aprobadas por la DIAN son las siguientes:

1. Facturación en papel o tradicional

Se trata del modelo de facturación más conocido por los colombianos. Se encuentra regido por los artículos 617 y 618 del Estatuto tributario, y hace referencia a los talonarios membretados y timbrados, cuyas facturas van numeradas según autorización de la DIAN y llevan impresos los datos de la empresa: Número de Identificación Tributaria (NIT), dirección, razón social y teléfono.

El resto de la información necesaria para la tramitación de la factura (nombre del cliente, monto o cantidad de productos vendidos) se puede llenar a mano, en máquina de escribir o mediante impresora al momento de concretar la transacción comercial.

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Aunque en su momento fue la única herramienta para el control fiscal y un medio de facturación al alcance de la mayoría de obligados a facturar, hay que reconocer que presenta serias falencias:

  • Riesgo de falsificación de facturas.
  • Evasión de impuestos.
  • Errores humanos en el proceso de emisión.
  • Altos costos operativos por factura.
  • Gestión de archivo compleja y alto riesgo de pérdida.
  • Desperdicio de papel.

Dadas las innovaciones tecnológicas y las políticas de masificación de la factura electrónica en el país, su uso tenderá a desaparecer en los próximos años. De hecho, se prevé que para el 1 de enero de 2019 todas las empresas tengan la obligación de facturar electrónicamente.

2. Facturación mediante máquina registradora (sistemas POS y PLU)

Modelo ampliamente conocido por ser la modalidad utilizada en almacenes de cadena y gran parte de los establecimientos comerciales pequeños y medianos. En ésta, se le da el status de factura al tiquete generado por la máquina registradora en el momento en que el cliente cancela su compra. Los sistemas modernos permiten almacenar copia digital de los documentos generados.

Para el control fiscal, el Estatuto Tributario exige contar con una autorización de numeración e imprimir al final de la jornada un comprobante de las ventas realizadas durante el día. Además, al ser el tiquete de registradora un documento equivalente a la factura de venta, debe cumplir al menos con los siguientes requisitos:

  • Nombre o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio.
  • Número consecutivo de la transacción.
  • Fecha de la operación.
  • Descripción de los productos o servicios vendidos.
  • Valor total de la transacción.

Antes del año 2003, era obligatorio incluir en el recibo los datos del comprador, pero el artículo 4 del Decreto 522 de 2003 eliminó tal obligación. No obstante, es de esperarse que en cualquier momento se vuelva a exigir este dato, pues es una de las formas en las que la DIAN puede rastrear los consumos de las personas naturales, factor importantísimo para determinar quiénes deben presentar declaración de renta y quiénes no.

La ventaja de este modelo radica en la generación de la factura y el comprobante fiscal mientras se registra la compra y se realiza una copia de seguridad que queda almacenada en el sistema, es decir, se ahorra tiempo y se simplifican procesos. Sin embargo, en el corto plazo este modelo tendrá que buscar la forma de adaptarse a la facturación electrónica que comenzará a regir dentro de los meses venideros.

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3. Facturación por computador

Este tipo de facturación se encuentra regulado por el artículo 617 Estatuto tributario. Consiste en la tramitación y generación de recibos de venta en formato electrónico. Excel puede servir para ello luego de añadirle la función de Visual Basic y realizarle ciertas modificaciones que permitan cumplir con todos los requisitos técnicos que exige la DIAN. Sin embargo, es recomendable utilizar un software especializado en el que se pueda asociar la identificación del artículo o servicio a la tarifa del IVA. Además, para que la factura generada por este medio sea legal, debe incluir:

  • Denominación del documento como Factura de venta.
  • Razón social y NIT del vendedor o de la empresa prestadora del servicio.
  • Número de identificación y nombre completo o razón social del cliente.
  • Número consecutivo de la factura.
  • Fecha de expedición.
  • Descripción de los productos o servicios vendidos.
  • Valor total de la venta y del IVA pagado.

En este modelo, al cliente se le entrega la factura impresa en papel, pero las empresas no están obligadas a conservar una copia física en sus archivos, puesto que su formato permite verificar la existencia de los recibos de venta e imprimirlos cuando sea necesario. Esto supone una simplificación en la gestión de archivo físico, además de ciertos beneficios propios de la era digital:

  • Reducción del tiempo en la transcripción de datos.
  • Adaptabilidad del tamaño de factura a necesidades específicas.
  • Ahorro de gastos al no ser necesario comprar talonarios de facturas.
  • Reducción drástica del consumo de papel, lo cual contribuye al cuidado del medio ambiente.

Una de las desventajas que enfrenta este modelo es el riesgo de que el computador sea atacado por un virus informático y se pierda la información de la facturación. Por eso es recomendable guardar copias de seguridad en discos alternos o en sistemas como la nube.

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4. Facturación mediante factura electrónica

La factura electrónica es un documento tributario electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios. La diferencia principal de este modelo con el de facturación por computador es que toda la gestión (expedición, firma, entrega, aceptación y almacenamiento) se da en medios y formatos electrónicos, aprovechando el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, especialmente de Internet.

La normativa que regula este modelo de facturación exige que el software para hacerlo esté certificado por la ISO 9001:2000, garantizando así las condiciones de seguridad necesarias para la gestión de este tipo de documentos y dándoles la validez legal para efectos fiscales.

Este tipo de facturas aprobadas por la DIAN no gozan de gran popularidad en el país, pues son pocas las empresas que lo utilizan y los esfuerzos para su masificación son relativamente recientes. De hecho, solo hasta el 2015 se iniciaron pruebas piloto y el 2016 fue considerado el año de transición para empezar a preparar a las empresas grandes en la obligatoriedad de la facturación electrónica. Sin embargo, de todas las modalidades enunciadas hasta el momento, es la que mayores ventajas reporta para las empresas de todo tipo y tamaño. Además de que las incorpora en los procesos de digitalización empresarial que actualmente se viven a nivel global, garantiza los siguientes beneficios:

  • Reducción de gastos: al eliminar los procesos de impresión, mensajería y almacenamiento, bajan considerablemente los costos de facturación.
  • Simplificación del proceso de facturación: para emitir una factura solo se necesita de un dispositivo con conexión a Internet y de un software especializado.
  • Mayor seguridad: el software certificado garantiza las condiciones necesarias para la emisión de facturas. Por lo tanto, las falsificaciones y estafas quedan eliminadas del panorama comercial.
  • Simplificación de los procedimientos administrativos: el almacenamiento de facturas es bastante dinámico y ordenado, garantizando la ubicación rápida y sencilla de documentos fiscales en todo momento.
  • Mejor servicio al cliente: los compradores pueden tramitar sus facturas desde la comodidad de sus casas u oficinas.
  • Reducción de errores en la gestión de datos: el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento de información tributaria opera con bases dadas de alta previamente, los que reduce significativamente los errores humanos.

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La facturación electrónica es el modelo a adoptar dentro de los próximos años, pues las Reformas Tributarias y las políticas de masificación lo exigen, especialmente, porque es el único medio con el cual las autoridades fiscales pueden combatir efectivamente la evasión de impuestos. La meta de la DIAN es que, a finales de 2018 y principios de 2019, su uso sea obligatorio en todo el país y para empresas de todo tipo y tamaño, a excepción de aquellas que operen en regiones donde no haya cobertura de Internet.

Sin embargo, mientras se estandariza su uso, hay que adoptar alguna de las facturas aprobadas por la DIAN. Recuerda que incumplir con la obligación de facturar, puede generar sanciones que van desde la eliminación de las deducciones de impuestos a que tiene derecho la empresa, hasta el cierre del negocio.