Ventajas de facturación por computador

Publicado por Nubox Colombia

En lo que al sistema tributario corresponde, las reglas del juego están cambiando en tierras colombianas. Esto, debido a la -hasta ahora- exitosa puesta en marcha del sistema de facturación electrónica, el que está siendo utilizado solo por ciertas empresas, seleccionadas por la DIAN para evaluar su eficiencia y seguridad. Sin embargo, hasta que no entre en plena vigencia, el sistema colombiano permite 4 tipos de facturas, aunque los mayores beneficios se obtienen mediante la facturación por computador y, a continuación, te contamos en detalle cuáles son.

Actualmente, la legislación colombiana reconoce 4 formas de facturación, reconocidas y validadas por la DIAN:

  • Papel.
  • Por computador.
  • Mediante Máquina registradora POS.
  • Electrónica.

De todas ellas, la electrónica es la única que no se encuentra masificada, puesto que -al día de hoy- se encuentra en fase de prueba, siendo utilizada por un limitado grupo de empresas seleccionadas por la DIAN de acuerdo a su giro, tamaño y nivel de facturación, entre otros factores.

Sin embargo, mientras su obligatoriedad no sea promulgada por las autoridades competentes, la facturación por computador asoma como la mejor alternativa para manejar este tipo de documentos. Esto, gracias a una serie de ventajas que posicionan este sistema como el más conveniente para el actual escenario colombiano:

Lee también: "Diferencia entre factura por computador y factura electrónica"

Mayor orden

Permite que las empresas tengan un mayor orden respecto a este tipo de documentos. Ello, principalmente porque al utilizar este sistema para facturar, las compañías se aseguran de tener un registro de todos los documentos emitidos.

Si bien la facturación por computador exige que los documentos sean presentados en formato físicos, es decir, entregados en papel, la DIAN no exige conservar copias físicas ya que el sistema emisor lo realiza de manera automática. Así, no es necesario tener montañas de carpetas o archivadores, pues un sistema digital se encarga de conservar un registro de todas las facturas emitidas.

Menos tiempo

Una de las grandes ventajas de utilizar un sistema de factura por computador es que se utiliza menos tiempo en la emisión de este tipo de documentos. Ello, gracias al uso de determinados software especializados que permiten un llenado casi automático de los mismos, pudiendo generar facturas en una fracción del tiempo utilizado al hacerlo de manera manual.

Disminución de errores

Otro de los beneficios de utilizar la factura por computador es que se minimizan los riesgos de errores por digitación de datos. El uso de una plataforma especializada permite reconocer ciertos campos, disminuyendo el riesgo de incurrir en errores al completar información como razón social o fecha de emisión, las que -junto con otras- varían dependiendo de la empresa o contribuyente al que se le adjudicará la factura.

Personalización de documentos

A nivel empresarial, la entrega de documentos personalizados ayuda a construir imagen de marca y a posicionarte como una empresa seria y de confianza entre proveedores y clientes. Siendo así, hay detalles que permitirán hacer de tu factura un documento único y fácil de identificar.

Gracias a los software de facturación por computador puedes personalizar -en el documento a emitir- aspectos como el logo de tu empresa, actualizar o modificar términos y condiciones. De esta manera, los documentos emitidos podrán diferenciarse del resto, además de materializar cambios de datos de manera fácil y rápida.

Lee también: ¿Cómo el crecimiento de una pyme se vuelve saludable?"

Ahorro de recursos

Puesto que al utilizar la facturación por computador no es necesario llevar un registro físico de los documentos emitidos, es posible reducir los costos relacionados con almacenamiento de los mismos. Recordemos que esta modalidad exige que las facturas sean presentadas en papel, pero el registro de las mismas -por parte del ente emisor- se realiza de manera digital, prescindiendo del papel para respaldar los documentos generados.

Junto con lo anterior, la factura por computador permite disminuir el impacto al medio ambiente al reducir la cantidad de papel utilizado. A futuro, la facturación electrónica permitirá eliminar completamente el formato físico, haciendo de la emisión de este tipo de documentos una práctica con un mínimo daño al planeta, y segura en su totalidad.

Súbete a -Factura por computador Nubox-

Como ves, la factura por computador conlleva grandes beneficios. Hablamos de un sistema que facilita las relaciones comerciales entre empresas colombianas, haciendo de la emisión de este tipo de documentos algo más rápido y confiable. Desde luego, para emitir facturas por computador de manera segura, en el mercado hay una serie de software especializados en la materia, los que han sido validados por la DIAN para tranquilidad de todos los contribuyentes.